Wil je als bedrijf een evenement organiseren, dan komt daar heel veel bij kijken. Van een degelijke voorbereiding tot goede checks achteraf: je hebt heel wat te doen! Vaak wordt er dan ook samengewerkt tussen verschillende bedrijven om een evenement te organiseren. Dat hoeft echter niet perse, want dit is vooral afhankelijk van je doelstelling. Deze 15 tips helpen jou bij het organiseren van het perfecte evenement!
Tip 1: bepaal doel en doelgroep
Je kunt om verschillende redenen een evenement organiseren. Stel een realistisch doel, dat met het evenement gerealiseerd kan worden. Bepaal ook de doelgroep die je wilt bereiken (jongeren, ouderen, allochtonen, supermarktmedewerkers, voetbalfans etc).
Tip 2: bepaal je financiële ruimte
Voordat je het evenement op poten zet, moet je natuurlijk controleren of je het wel kunt betalen. Zorg dat je evenement past bij je budget: groot genoeg om te bereiken wat je wilt, maar klein genoeg om het betaalbaar te houden.
Tip 3: kies een handige dag en tijd
Het is belangrijk dat je een goede dag en tijd uitkiest. Kies een praktische dag en tijd die passen bij je evenement. Check ook even mogelijke grote evenementen, feesten of feestdagen, want het is jammer als je publiciteit misloopt door een grote voetbalfinale of een concurrerend evenement.
Tip 4: kies een praktische locatie
Voor sommige dingen is een afgelegen locatie handig, maar als je mensen uit het hele land verwacht is het praktisch om een locatie in het midden van het land te kiezen. Kies ook een locatie die past bij je budget, doelgroep en vervoersmiddelen van de mensen die je verwacht.
Tip 5: promotie
Je hebt een dag, een tijd en een locatie. Nu wordt het tijd om de boel te gaan promoten. Ook dit pas je aan op de doelgroep. Ouderen bereik je misschien beter door verspreiding van informatie via zorginstellingen, jongeren zal je veel vaker via social media bereiken.
Tip 6: het evenement zelf
Natuurlijk nog wel een klein detail: het evenement zelf moet worden opgezet. Begin hier op tijd mee en zorg voor een groepje mensen dat alles gaat regelen. Regel wat nodig is aan stands, promotiemateriaal dat verspreid gaat worden, sprekers of muziek.
Tip 7: sanitair
Goed en
schoon sanitair zijn eigenlijk het belangrijkste item waarmee je evenement wel of niet succesvol zal worden. Overdreven? Nee, zeker niet als er dames zijn uitgenodigd! Mensen zijn overigens best bereid te betalen voor het toilet als dat in ruil netjes wordt schoongehouden.
Tip 8: catering
Ook de catering is afhankelijk van het type evenement. Zo is het bij dancefeesten gebruikelijk dat mensen alleen drinken mogen nuttigen in plastic of papieren bekertjes. Bij evenementen voor ouderen hou je rekening met zitplaatsen waar ze een lekker kopje koffie of thee kunnen nuttigen.
Tip 9: alles afwerken
Nu heb je eigenlijk al vrijwel alles opgezet. Maar dit is nog maar een grof raamwerk. Heb je al gedacht aan decoraties, dingen om je evenement gezelliger te maken, uithangborden… Er is nog zo veel wat je kunt doen om te zorgen dat mensen tevreden zijn tijdens je evenement!
Tip 10: eigen presentatie
Uiteraard draait het evenement om de presentatie van jouw bedrijf. Dus als het evenement start, zorg je dat jouw bedrijfsnaam zichtbaar is. Vlaggen aan de mast, bedrijfswagen herkenbaar en de werknemers passend gekleed. Dit is een moment dat je in de spotlight staat!
Tip 11: wees herkenbaar
Als mensen zich achteraf wel het evenement herinneren, maar niet welk bedrijf het organiseerde, heb je iets fout gedaan. Wees herkenbaar aanwezig! Je hoeft overigens ook weer niet té opvallend te zijn: als ze zich jou herinneren als een opvallende clown is dat niet perse positief te noemen.
Tip 12: gebruik naambadges voor personeel
Je kunt je werknemers voor herkenbaarheid voorzien van mooie en duidelijke
naambadges, zodat ze herkenbaar zijn wat positief is voor je
verkoopproces. Je kunt op deze manier zorgen voor goede interactie en het is heel prettig voor je gasten als ze weten wie ze kunnen aanspreken.
Tip 13: bedank aanwezigen
Bedank de mensen die naar je evenement zijn gekomen. Maak de gasten ook duidelijk dat ze van harte welkom zijn en behandel iedereen een beetje als VIP. Zo houden mensen goede herinneringen over aan je evenement.
Tip 14: geef een goodiebag mee
Waar zijn de meeste Nederlanders dolenthousiast over? GRATIS natuurlijk! En dus geef jij iedereen een goodiebag mee met herinneringen. Stop er minimaal 2 dingen in die ook nog nuttig gebruikt kunnen worden en verder uiteraard foldertjes en info om het tasje goed te vullen.
Tip 15: evaluatie
Evalueer achteraf je evenement. Ga na of mensen enthousiast waren en wat ze het leukst vonden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een vragenlijstje, maar je medewerkers kunnen dit ook wel vertellen als ze tussen de gasten hebben gelopen. Check ook of je doel is behaald in je cijfers! Een goed evenement is lastig te organiseren, maar is zeker de moeite waard. Of het nu gaat om promotie van je bedrijfsnaam of gewoon veel mensen een heel leuke dag bezorgen: jouw evenement zal zeker slagen met deze 15 praktische tips!
